Serienbriefe mit OpenOffice.org

Einführung

Worum geht es ?

Dieses Dokument beschreibt wie man Serienbriefe aus OpenOffice.org Writer erstellt. Als Datenquelle wird eine OpenOffice.org Calc Tabelle verwendet.

Copyright Informationen

Dieses Dokument ist Copyright (c) 2003 by Christoph Langbein und ist unter den Bedingungen der GNU Free Dokument License veröffentlicht. Dies bedeutet, dass dieser Text sowohl in elektronischer Weise wie auch auf physikalischem Weg verbreitet werden darf, solange der Copyright Vermerk nicht entfernt wird. Eine kommerzielle Verbreitung ist erlaubt und erwünscht. Bei Veröffentlichung ist dies dem Autor mitzuteilen.

Haftungsausschlussklausel

Der Autor lehnt jegliche Haftung für das Resultat der Anwendung dieses Dokuments ab. Dies schließt auch Datenverluste infolge von eventuellen Fehlern in diesem Dokument mit ein. Die Anwendung erfolgt auf eigenes Risiko und Gefahr.

Neueste Version dieses Dokuments

Die neueste Version dieses Dokuments ist jeweils auf der Website http://www.bytesitter.de zu finden.

Übersetzungen

Im Moment ist dieses Dokument nur auf Deutsch verfügbar. Übersetzungen in andere Sprachen sind immer willkommen. Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie dieses Dokument übersetzt haben, damit hier ein Link eingefügt werden kann.

Voraussetzungen

Generell

  • installiertes OpenOffice (http://www.openoffice.org)


Erstellen einer Datenquelle

Format des Calc Dokuments

Das als Datenquelle zu nutzende Dokument muss in der ersten Zeile in jeder Spalte einen eindeutigen Spaltennamen tragen. Dieser Name wird hinterher dazu genutzt, die Spalte dem entsprechenden Feld zuzuordnen (Im Beispiel sind dies die Namen: Anrede, Vorname, Nachname etc.). Danach werden wie in Abbildung 1 gezeigt die Spalten mit den zugehörigen Daten gefüllt. Natürlich kann die Tabelle auch um Felder wie E-Mail Adresse oder Telefon Nummer erweitert werden, um so den kompletten Datenbestand einer Person in einer Tabelle zu haben. Die Entscheidung, welche Felder hinterher im Brief übernommen werden, liegt ganz bei Ihnen. Vergessen Sie nicht das Dokument zu speichern.

Abbildung 1:



Erstellen der Serienbriefe

Erstellen der Vorlage

Bevor der Serienbrief gedruckt werden kann, brauchen Sie eine Vorlage. Am einfachsten ist es man erstellt sich ein Template, das man dann für alle Briefe benutzen kann. Wir beschränken uns im Folgenden jedoch darauf, ein Dokument zu erstellen und als Serienbrief zu drucken. (Ein Beispieltemplate kann hier heruntergeladen werden)
Wichtig ist es an der Stelle, an der die Adresse gedruckt werden soll einen Rahmen einzufügen. Dies geschieht, indem Sie in der Menüleiste auf Einfügen klicken und dort Rahmen auswählen. Im Dialogfenster (siehe Abbildung 2) den Reiter Umrandung anklicken und unter Linie, Stil -Keine- auswählen.

Abbildung 2:



Mit OK wird das Dialogfenster beendet und im Dokument erscheint ein Rahmen umrandet mit grünen Quadraten. Wenn Sie den Mauszeiger über die Quadrate bewegen, verändert sich dieser zu einem Pfeil. Drücken Sie die linke Maustaste und bewegen Sie die Maus, verändert sich die Größe des Rahmens. Wenn Sie den ganzen Rahmen verschieben wollen, bewegen Sie die Maus in den Rahmen. Der Mauszeiger verändert sich und zeigt vier Pfeile an. Drücken Sie die linke Maustaste und bewegen Sie die Maus. Der Rahmen bewegt sich.
Geben Sie danach den gewünschten Brieftext sowie evtl. Kopf, bzw. Fußnoten ein. Eine Beispielansicht enthält Abbildung 3.

Abbildung 3:


Anmerkung: Um den ``Bearbeitungsmodus'' zu verlassen, klicken Sie auf eine freie Stelle im Dokument, um den Rahmen nochmal zu bearbeiten, klicken Sie auf eine Begrenzungslinie des Rahmens.

Auswahl der Datenquelle

Wenn noch keine Datenquelle eingerichtet ist

Klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Extras und wählen Sie Seriendruck. Im Dialogfenster wählen Sie aus diesem Dokument (dies ist die Standardeinstellung) und klicken auf OK. Im nächsten Dialogfeld werden Sie nach der Datenquellen Verbindung gefragt. Hier nutzen Sie auch wieder die Standard Einstellung Mit vorhandener Datenquelle und klicken auf OK. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster andere externe Datenquelle und bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Einstellungen. Wählen Sie hier als Datenbanktyp Tabellendokument und klicken Sie auf den Button ``...'' um Ihre Calc Datei (siehe Abbildung 1) auszuwählen (Abbildung 4).

Abbildung 4:



Klicken Sie danach auf OK und auf Weiter. Im neuen Dialog klicken Sie auf Feldzuordnung. Benutzen Sie hier jetzt die eben als Datenquelle angelegte Tabelle (normalerweise Tabelle1) und wählen Sie für die entsprechenden Felder die zugehörigen Spaltennamen (siehe auch Abbildung 5). Klicken Sie auf OK und Weiter und geben Sie einen Namen für diese Datenquelle ein. Danach klicken Sie auf Fertig stellen.

Abbildung 5:

Wenn schon eine Datenquelle eingerichtet wurde

Klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Extras und wählen Sie Seriendruck. Im Dialogfenster wählen Sie aus diesem Dokument (dies ist die Standardeinstellung) und klicken auf OK. Im nächsten Dialogfeld werden Sie nach der Datenquellen Verbindung gefragt. Hier nutzen Sie auch wieder die Standard Einstellung Mit vorhandener Datenquelle und klicken auf OK.

Einfügen der Felder

Im Dialogfenster Feldbefehle können Sie nun die Feldernamen durch Auswählen und Einfügen aus Ihrer neuen Datenquelle in das Dokument übertragen. Wählen Sie dazu einfach einen Feldnamen aus und klicken Sie auf Einfügen. Der Feldbefehl wird im Dokument dort eingefügt, wo sich der Cursor befindet, also denken Sie daran den Cursor vorher mit der Maus im Rahmen zu positionieren. Auch Leerzeichen zwischen zwei Wörtern müssen von Hand eingefügt werden (Abbildung 6).

Abbildung 6:



Wenn Sie alle Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf Schließen.

Anmerkung: Wenn Sie keine Feldnamen sehen können, klicken Sie auf das ,,+'' vor der entsprechenden Tabelle. Wollen Sie die Tabellenfelder nicht mehr sehen, bzw. Felder aus einer anderen Tabelle einfügen, klicken Sie auf ,,-''.

Auswahl der Empfänger

Damit nicht alle in der Datenquelle gespeicherten Personen den Brief bekommen, können Sie die Datensätze auswählen, die Sie verwenden wollen. Sie haben hier die Möglichkeit an Alle Empfänger, nur an Markierte Datensätze oder auch Von/Bis zu versenden(siehe Abbildung 7). Da dies ja nur als Test gedacht ist, wählen Sie als Ausgabe Datei und geben den Pfad an, in dem die Dokumente gespeichert werden sollen. Mit einem Klick auf OK werden die Briefe an die gewählten Empfänger erzeugt.

Abbildung 7:



© 2003 Christoph Langbein
Das komplette Dokument kann unter http://www.bytesitter.de in der Sektion Download als pdf heruntergeladen werden.