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Dieses Dokument beschreibt wie man Serienbriefe aus OpenOffice.org Writer erstellt. Als Datenquelle wird eine OpenOffice.org Calc Tabelle verwendet.
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Das als Datenquelle zu nutzende Dokument muss in der ersten Zeile in jeder Spalte einen eindeutigen Spaltennamen tragen. Dieser Name wird hinterher dazu genutzt, die Spalte dem entsprechenden Feld zuzuordnen (Im Beispiel sind dies die Namen: Anrede, Vorname, Nachname etc.). Danach werden wie in Abbildung 1 gezeigt die Spalten mit den zugehörigen Daten gefüllt. Natürlich kann die Tabelle auch um Felder wie E-Mail Adresse oder Telefon Nummer erweitert werden, um so den kompletten Datenbestand einer Person in einer Tabelle zu haben. Die Entscheidung, welche Felder hinterher im Brief übernommen werden, liegt ganz bei Ihnen. Vergessen Sie nicht das Dokument zu speichern.
Abbildung 1:
Bevor der Serienbrief gedruckt werden kann, brauchen Sie eine Vorlage. Am einfachsten ist es man erstellt sich ein Template, das man dann für alle Briefe benutzen kann. Wir beschränken uns im Folgenden jedoch darauf, ein Dokument zu erstellen und als Serienbrief zu drucken. (Ein Beispieltemplate kann hier heruntergeladen werden)
Wichtig ist es an der Stelle, an der die Adresse gedruckt werden soll einen Rahmen einzufügen. Dies geschieht, indem Sie in der Menüleiste auf Einfügen klicken und dort Rahmen auswählen. Im Dialogfenster (siehe Abbildung 2) den Reiter Umrandung anklicken und unter Linie, Stil -Keine- auswählen.
Abbildung 2:
Klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Extras und wählen Sie Seriendruck. Im Dialogfenster wählen Sie aus diesem Dokument (dies ist die Standardeinstellung) und klicken auf OK. Im nächsten Dialogfeld werden Sie nach der Datenquellen Verbindung gefragt. Hier nutzen Sie auch wieder die Standard Einstellung Mit vorhandener Datenquelle und klicken auf OK. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster andere externe Datenquelle und bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Einstellungen. Wählen Sie hier als Datenbanktyp Tabellendokument und klicken Sie auf den Button ``...'' um Ihre Calc Datei (siehe Abbildung 1) auszuwählen (Abbildung 4).
Abbildung 4:
Klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Extras und wählen Sie Seriendruck. Im Dialogfenster wählen Sie aus diesem Dokument (dies ist die Standardeinstellung) und klicken auf OK. Im nächsten Dialogfeld werden Sie nach der Datenquellen Verbindung gefragt. Hier nutzen Sie auch wieder die Standard Einstellung Mit vorhandener Datenquelle und klicken auf OK.
Im Dialogfenster Feldbefehle können Sie nun die Feldernamen durch Auswählen und Einfügen aus Ihrer neuen Datenquelle in das Dokument übertragen. Wählen Sie dazu einfach einen Feldnamen aus und klicken Sie auf Einfügen. Der Feldbefehl wird im Dokument dort eingefügt, wo sich der Cursor befindet, also denken Sie daran den Cursor vorher mit der Maus im Rahmen zu positionieren. Auch Leerzeichen zwischen zwei Wörtern müssen von Hand eingefügt werden (Abbildung 6).
Abbildung 6:
Damit nicht alle in der Datenquelle gespeicherten Personen den Brief bekommen, können Sie die Datensätze auswählen, die Sie verwenden wollen.
Sie haben hier die Möglichkeit an Alle Empfänger, nur an Markierte Datensätze oder auch Von/Bis zu versenden(siehe Abbildung 7). Da dies ja nur als Test gedacht ist, wählen Sie als Ausgabe Datei und geben den Pfad an, in dem die Dokumente gespeichert werden sollen. Mit einem Klick auf OK werden die Briefe an die gewählten Empfänger erzeugt.
Abbildung 7:
